1. Marco aplicable

El tratamiento se rige por el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan. Los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 están compilados en el Decreto 1074 de 2015.

2. Roles y responsabilidad

Liveen S.A.S. actúa como responsable respecto de los datos obtenidos directamente para cuentas, prospectos, contratación, facturación, soporte, seguridad, operación del sitio y comunicaciones propias. Cuando una copropiedad, administración o cliente decide las finalidades y entrega datos para operar la plataforma, esa organización actúa como responsable y Liveen normalmente actúa como encargado, bajo sus instrucciones y el contrato aplicable.

3. Área que atiende a los titulares

El equipo de privacidad de Liveen recibe consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión y revocatoria en [email protected] o en el teléfono +57 324 744 3549. Cuando la petición corresponda a una copropiedad o cliente que actúe como responsable, Liveen la trasladará o apoyará su atención, según corresponda.

4. Seguridad e incidentes

Liveen adopta medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables y proporcionales al riesgo, como gestión de accesos y roles, trazabilidad, registros de auditoría, segregación lógica, respaldo, monitoreo, cifrado cuando corresponda, confidencialidad y gestión de incidentes. Ningún sistema es infalible; ante un incidente se evaluará su alcance, se mitigará el riesgo y se realizarán las notificaciones legalmente exigibles.

5. Registro Nacional de Bases de Datos

Liveen evaluará periódicamente si está obligada a inscribir o actualizar bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), de acuerdo con el Decreto 090 de 2018 y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio. No estar obligado a registrar una base no elimina los demás deberes previstos en la Ley 1581 de 2012.

1. Alcance, titulares y fuentes

Esta política cubre datos de prospectos, clientes, administradores, empleados y contratistas del cliente, residentes, propietarios, arrendatarios, visitantes, proveedores y otros usuarios relacionados con el sitio o la plataforma. Los datos pueden provenir del titular, de un cliente autorizado, del uso de los servicios, de integraciones habilitadas o de fuentes públicas permitidas por la ley.

2. Categorías de datos

Solo se deben recolectar datos adecuados, pertinentes y necesarios para una finalidad informada. Según los módulos contratados y el tipo de titular, pueden incluirse:

• Identificación, contacto, autenticación, rol, relación con la comunidad, unidad o inmueble.
• Información comercial, contractual, contable, pagos, cartera, facturación y transacciones.
• Reservas, accesos, visitantes, proveedores, PQRS, mantenimiento, inventario, comunicaciones, documentos, reuniones, encuestas y votaciones.
• Información laboral u operativa autorizada, como asistencia, capacitación, certificaciones e incidentes de seguridad y salud en el trabajo.
• Datos técnicos y de uso: dirección IP, dispositivo, navegador, registros de seguridad y auditoría, preferencias de consentimiento, cookies e identificadores de atribución como UTM, gclid, fbclid y ttclid.

3. Finalidades del tratamiento

Liveen trata los datos para finalidades determinadas, explícitas y legítimas, según su rol y la autorización o habilitación legal aplicable:

• Crear y administrar cuentas; autenticar usuarios; prestar, configurar, soportar, proteger y mejorar los servicios contratados.
• Gestionar procesos de la comunidad habilitados por el cliente, incluidos finanzas, comunicaciones, seguridad, reservas, operación, personal, gobierno y reportes.
• Atender contactos, demostraciones, solicitudes, PQRS, soporte, facturación, cobro, obligaciones contractuales, contables, tributarias y de defensa de reclamaciones.
• Prevenir fraude, abuso y accesos no autorizados; mantener registros de auditoría; investigar y responder incidentes.
• Medir el desempeño del sitio y atribuir campañas solo cuando exista la señal de consentimiento requerida; enviar mercadeo cuando haya autorización y permitir su retiro.

4. Datos sensibles y biométricos

El suministro de datos sensibles es facultativo. Liveen no condicionará servicios generales a su entrega. Si un módulo requiere datos biométricos, de salud, videovigilancia u otros datos sensibles, se informará la finalidad específica, se solicitará autorización explícita cuando sea exigible y se aplicarán medidas reforzadas. El titular puede negarse, salvo que exista una excepción legal; esa decisión podría impedir únicamente la función que necesite legítimamente ese dato.

5. Niñas, niños y adolescentes

El tratamiento de datos de menores será excepcional y respetará su interés superior y derechos fundamentales. Cuando proceda, se obtendrá la autorización de su representante legal después de escuchar al menor y valorar su madurez y capacidad para comprender el tratamiento. No se usarán estos datos para publicidad comportamental.

6. Cookies, analítica y publicidad

El sitio utiliza tecnologías estrictamente necesarias para operar el consentimiento y la seguridad. Google Analytics 4 y las tecnologías publicitarias de Meta solo se cargan después de aceptar la categoría correspondiente. Liveen puede conservar la elección de consentimiento y parámetros de campaña asociados a un contacto. El titular puede cambiar o retirar su elección desde el icono de preferencias de cookies; el retiro no afecta la licitud del tratamiento previo.

7. Conservación y eliminación

Los datos se conservan durante la relación contractual o la finalidad informada y, después, por el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, contables, tributarias, de seguridad o para formular y defender reclamaciones. Al vencer esos periodos, se eliminan, anonimizan o bloquean de forma segura. Los plazos concretos se definen en la matriz interna de retención según la categoría y el rol de Liveen.

8. Autorización y prueba

Salvo las excepciones legales, el tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada, obtenida por un medio consultable posteriormente. Al solicitarla se informarán las finalidades, los derechos del titular, el carácter facultativo de las respuestas sobre datos sensibles o de menores y los canales del responsable. Liveen o el responsable correspondiente conservarán prueba de la autorización y la suministrarán cuando proceda.

9. Derechos del titular

El titular puede ejercer, de forma gratuita y conforme a la ley, los siguientes derechos:

• Conocer, acceder, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización, salvo las excepciones legales, y conocer el uso dado a sus datos.
• Solicitar la supresión o revocar la autorización cuando proceda, sin afectar obligaciones legales o contractuales que exijan conservar información.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar la consulta o el reclamo ante el responsable o encargado.

10. Cómo presentar una solicitud

La solicitud debe enviarse a [email protected] e incluir nombre e identificación del titular, calidad en la que actúa, datos de contacto, descripción clara de la consulta o reclamo y los documentos que desee aportar. Liveen podrá validar la identidad y la legitimación antes de revelar o modificar información. Si no es competente, trasladará el reclamo a quien corresponda dentro del término legal e informará al solicitante.

11. Términos de respuesta

Las consultas se atenderán en máximo diez (10) días hábiles desde su recibo; si se requiere una prórroga, se informará la causa y la nueva fecha, que no excederá cinco (5) días hábiles adicionales. Los reclamos completos se atenderán en máximo quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo; la prórroga, informada y motivada, no excederá ocho (8) días hábiles adicionales. Si un reclamo está incompleto, se solicitará subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si no se completa en dos (2) meses, se entenderá desistido.

12. Acceso, confidencialidad y uso permitido

El acceso se limita a personas autorizadas que necesiten los datos para sus funciones. Cada usuario debe utilizar credenciales propias, mantener la confidencialidad, respetar los permisos asignados y abstenerse de consultar, compartir o usar información para finalidades no autorizadas, discriminatorias o incompatibles con la administración de la comunidad.

13. Encargados, proveedores y transmisiones

Liveen puede contratar proveedores de infraestructura y alojamiento, entrega de correo, comunicaciones, analítica, publicidad, soporte, pagos, seguridad e integraciones. Actualmente estos servicios pueden involucrar, según la función y el consentimiento, a proveedores como Cloudflare, Railway, Resend, Google y Meta. Cuando actúen por cuenta de Liveen o del cliente, se exigirán obligaciones de confidencialidad, seguridad, uso limitado, gestión de incidentes y devolución o eliminación conforme al contrato.

14. Transferencias nacionales e internacionales

Antes de una transferencia o transmisión de datos, Liveen verificará el rol de las partes, la finalidad, la necesidad, el país de destino y las garantías aplicables. Las transmisiones internacionales se documentarán mediante el contrato exigido por la regulación; las transferencias se realizarán a países con nivel adecuado de protección, bajo una excepción legal, mediante declaración de conformidad o con los mecanismos y cláusulas que establezca la Superintendencia de Industria y Comercio.

1. Responsabilidad del cliente y los usuarios

La copropiedad, administración o cliente debe recolectar y cargar únicamente datos veraces, necesarios y obtenidos legítimamente; informar las finalidades; gestionar altas, bajas, roles y permisos; atender a sus titulares cuando sea responsable; y usar la plataforma dentro de la ley y del contrato. Los usuarios deben proteger sus credenciales e informar accesos o incidentes sospechosos.

2. Terminación del servicio

Al terminar el contrato, el cliente podrá solicitar la devolución o exportación de los datos dentro de las condiciones acordadas. Liveen eliminará o anonimizará los datos tratados como encargado cuando corresponda, salvo que una norma, orden de autoridad, obligación de seguridad o necesidad de defensa exija su conservación temporal y restringida.

3. Cambios a esta política

Liveen puede actualizar esta política por cambios normativos, operativos o tecnológicos. Los cambios sustanciales sobre la identificación del responsable o las finalidades se comunicarán antes de entrar en vigor por un medio eficaz y, cuando sea necesario, se solicitará una nueva autorización. La versión publicada indicará la fecha de entrada en vigencia y conservará trazabilidad de sus cambios.

4. Autoridad de control

La Superintendencia de Industria y Comercio es la autoridad nacional de protección de datos personales. Antes de presentar una queja ante esa entidad, el titular o su causahabiente debe agotar la consulta o el reclamo ante el responsable o encargado, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

5. Estado y aprobación

Esta versión es un borrador informativo y no debe publicarse como política vigente hasta completar el NIT, validar la matriz de finalidades y retención, confirmar los proveedores y transferencias, evaluar la obligación de RNBD y obtener aprobación jurídica. La fecha de vigencia se fijará únicamente después de esa aprobación.